Wat ook de redenen mogen zijn voor projectvertragingen, getalm heeft zelden iets positiefs opgeleverd. De kunst is om bij de projectleiders de druk op de ketel te houden. Het gaat om de volgende aandachtspunten.
­
1. Maak de verantwoordelijkheden duidelijk
Stel vast wie verantwoordelijk is voor welke resultaten en dat hij of zij echt beseft die verantwoordelijkheid te hebben.
­
2. Specificeer de doelstellingen
Vermijd vaagheid. Wat met het project beoogd wordt en welke verbeteringen het bedrijf ermee wil bereiken binnen welke tijd, moet ondubbelzinnig vaststaan bij de projectleider.
­
3. Vraag om een '90-dagen plan'
Natuurlijk kan niet elk project binnen 90 dagen zijn afgerond. De uitdrukking is figuurlijk bedoeld - u kunt het net zo goed hebben over een '30 dagen plan' of een '20-dagen plan'. Als uw projectmanagers maar beseffen dat ze moeten leveren, dat het project opgestart moet worden en dat er dingen van hen worden verwacht, bijvoorbeeld een ontwerp voor een prototype, een eerste opzet voor een voorgenomen klantsurvey of ideeën om iets te gaan aanpakken.
­
4. Beoordeel het 90-dagen plan
Roep de projectmanagers bijeen om met elkaar alle 90-dagen plannen van alle projecten te evalueren. Gebruik deze bijeenkomsten om het eens te worden over doelstellingen en de fasering, kritieke punten te identificeren en beslissingen te nemen. De bedoeling is dat de projecteigenaren zicht houden op en toewerken naar de lange termijn doelstellingen.
­
5. Organiseer maandelijkse voortgangsbijeenkomsten
Het is van groot belang de vooruitgang van het project te blijven volgen. Het achterliggende idee van deze vergaderingen is dat ze betrokkenen laten zien dat de organisatie resultaatgerichtheid voorop plaatst. Ook dragen ze bij aan verdieping van het verantwoordelijkheidsgevoel.
­
6. Vraag om langetermijnplannen
Vraag aan de projectleider ideeën om het project te versnellen. Gaat het om een kostbaar project waar veel geld voor nodig is, vraag dan ook om financiële onderbouwingen voor bepaalde beslissingen. De bedoeling is hem of haar -ook financieel- te laten anticiperen op gebeurtenissen.
­
7. Hou voortdurend de vinger aan de pols
Discipline is de sleutel. Een strikte focus op het volgende 90-dagen plan houdt iedereen bij de les waardoor de organisatie snel kan reageren op lastige of onverwachte situaties. De focus op korte-termijn resultaten moet steeds verknoopt zijn met aandacht voor de lange termijn, het eindresultaat.